Prípadová štúdia – 50 hodín ušetrených ročne vďaka automatizácii administratívy pri prijímaní nových klientov advokátky

Zmena riešenia zo skenovania dokladov s umelou inteligenciou na automatizáciu administratívy bez rizika

  • Praktická, nízkoriziková automatizácia administratívnych úloh
  • Postavená na Microsoft 365 (Formuláre, Zoznamy, SharePoint, Power Automate, Power App).
  • Žiadne riziko nepresností AI. Minimálne zmeny oproti súčasnému systému práce.
  • Okamžitá návratnosť.

Stručné zhrnutie

Ako advokátka šetrí 50 hodín ročne

  • Počiatočná myšlienka: použiť AI na skenovanie dokladov totožnosti, aby sa odstránilo prepisovanie údajov klientov.
  • Realita: overovanie výstupov AI a následná administratíva stále zaberali čas.
  • Riešenie: redizajn celého procesu od prijatia klienta až po generovanie dokumentov pomocou nástrojov Microsoft 365, ktoré advokátka už používala.
  • Výsledok: ~50 hodín ročne ušetrených (2 500–5 000 €), nulové chyby, štandardizované súbory, žiadne nové nástroje na učenie.
  • Kľúčové zistenie: problémom nebolo získavanie údajov, ale všetko, čo nasledovalo po ňom.

Nudná opakovaná administratíva pri každom novom klientovi

  • Opakované manuálne zadávanie údajov pri prijímaní nových klientov.
  • Manuálna tvorba dokumentov: Zápis zo stretnutia, plná moc, hlavička spisu pre register a príslušných priečinkov.
  • Manuálne zadávanie, preklikávanie sa myšou v šablónach Wordu na presné miesta pre vloženie údajov.
  • Čas na každého jedného nového klienta: približne 30 minút
  • Ročný dopad: 100 klientov = 50 hodín stratených manuálnou činnosťou = Až 1 pracovný týždeň

Počiatočná požiadavka advokátky

Vyriešiť problém prepisovania osobných údajov klientov z ich dokladov s využitím umelej inteligencie

AI prototyp: Čo sme skúšali najskôr

  • Myšlienka: naskenovať doklady pomocou Google Vision AI, automaticky extrahovať údaje a vložiť ich do Wordu.
  • Nástroje: Pomerne robustná infraštruktúra. Využitie AI + programovanie systému a užívateľského rozhrania.
  • AI – Google Vision API (OCR), Python backend, JS frontend, Firebase, SQL a výstup do Google Sheets.

Zistenia

  • Rôzna kvalita vstupov (fotky, skeny, kópie) znižovala presnosť.
  • Mená s diakritikou a rôzne formáty adries spôsobovali chyby.
  • Advokátka musela každú hodnotu manuálne skontrolovať — úspora času sa stratila.
  • Aj pri 100 % OCR by 80 % práce zostalo v šablónach a v správe súborov.

„Zistili sme, že problémom nebolo získavanie údajov — ale všetko, čo nasledovalo po ňom.“

Strategický obrat

Redizajnovať proces, nie len prvý krok

Zmapovali sme celý workflow (zadanie údajov → šablóny → priečinky → uloženie → sledovanie)
a identifikovali úzke miesta:

  • navigácia v šablónach Wordu,
  • opakované zadávanie údajov,
  • ručné vytváranie priečinkov,
  • absencia centrálnej databázy.

Riešenie: Automatizácia v Microsoft 365

  • Vstup údajov: MS Forms v Power App (rýchly, prehľadný, jednotný zdroj pravdy).
  • Databáza: MS Lists – štruktúrované údaje o klientoch a prípadoch.
  • Automatizácia: Power Automate flows po odoslaní formulára.
  • Šablóny: Word templates s placeholdermi (napr. {CLIENT_NAME}).
  • Úložisko: SharePoint pre štandardizované priečinky a názvy.
  • Rozhranie: Jednoduchý Power App ako jednotný vstupný bod „Nový klient“.

Nový proces prijatia klienta

  • Otvoriť Power App → „Nový klient“.
  • Zadať údaje klienta do MS Form (meno, adresa, telefón, e-mail, číslo dokladu, typ prípadu).
  • Po odoslaní sa spustí Power Automate, ktorý:
  • uloží údaje do MS Lists,
  • vytvorí priečinok prípadu v SharePointe,
  • vyplní šablóny Word údajmi z formulára,
  • uloží dokumenty do priečinka prípadu,
  • aktualizuje prehľad prípadov a pošle notifikáciu advokátke.

Implementácia v skratke

  • Fáza 1: upgrade na MS 365 Business, SharePoint stránka, návrh schémy Lists.
  • Fáza 2: MS Form + jednoduché rozhranie v Power App.
  • Fáza 3: Power Automate flows (odoslanie → priečinok → šablóny → sledovanie).
  • Fáza 4: aktualizácia Word šablón s jasnými placeholdermi.

Výsledky

Čas na jedného klienta: ušetrené 30 min → teraz iba 2 min (všetko ostatné automatizované)

Ročná úspora: ~50 hodín = 2 500–5 000 €

Kvalita údajov: nulové chyby a konzistentné dokumenty

Organizácia: štandardizované priečinky a názvoslovie

Adopcia: minimálna krivka učenia, známe prostredie

Pred vs. Po

Pred

  • Manuálne prepisovanie do viacerých šablón
  • Lov myšou v dokumentoch
  • Ručné vytváranie priečinkov
  • Manuálne aktualizácie

Po

  • Jeden rýchly formulár
  • Automatické vyplnenie a uloženie
  • Automatické sledovanie prípadov
  • Notifikácia o dokončení

Náklady a návratnosť

  • Licencie: MS 365 Business (~180 €/rok)
  • Implementácia: 5–8 dní práce (mapovanie + flows + šablóny)
  • Hodnota: 50 hodín ročne = 2 500–5 000 €
  • Návratnosť: do 12 mesiacov, potom čistý zisk

Hlavné poznatky

  • Najskôr zmapuj proces, až potom vyber technológiu.
  • Jednoduchosť víťazí, keď záleží na presnosti.
  • Buduj riešenia v ekosystéme klienta.
  • Pýtaj sa „prečo“, až kým neuvidíš celý proces.
  • Automatizuj, až potom pridaj AI tam, kde dáva zmysel

Najrýchlejšou cestou k výsledku nebolo AI skenovanie dokladov, ale redizajn celého procesu prijatia klienta a dokumentov pomocou Microsoft 365 automatizácie.
Výsledok: výrazná úspora času, nulové riziko chýb a pevný základ pre ďalšie rozšírenia – vrátane AI, tam kde to dáva zmysel.

Čo nasleduje

  • Automatizácia mesačného fakturovania (Excel → PDF → e-mail → SharePoint).
  • Rozšírenie šablón zmlúv a viac-stranové generovanie.
  • Výskum súdnych rozhodnutí pomocou AI.
  • Automatické priraďovanie e-mailov k spisom.

Pripravený na audit svojich procesov?

Väčšina kancelárií má aspoň jeden proces, ktorý je optimalizovaný na 0 %.
Rezervujte si konzultáciu a objavte svojich skrytých 50 hodín.

Kontaktujte nás >

Vaše časté otázky

Prečo nepoužiť AI na skenovanie dokladov?

V právnych procesoch 95–98 % presnosť nestačí. Overovanie ruší úsporu času a riziko chybovosti je príliš vysoké.

Osobné údaje potrebujeme na 100% presné. Je možné vytrénovať AI na ich veľmi presné rozpoznávanie a AI Vision od Google prípadne iné multi modálne LLM modely rozpoznajú tieto dáta.

Teda naskenovať a prečítať dáta z občianskeho nie je veľký problém a je to technicky riešiteľné. Avšak itak musí niekto zadať: email, telefón, číslo účtu, názov firmy, ičo a pod.

Keď sme jednoducho otestovali, koľko času zaberie zoskenovanie a vyextrahovanie dát z občianskeho + doplnenie ostatných dát. Nedávalo zmysel ťahať: meno, adresu, dátum narodenia a pár ďalších údajov roboticky a ostatné dopĺňať manuálne. Radšej sme sa zamerali na jednoduché zadávania dát cez formulár.

Viete si overiť správnosť pred odoslaním do databázy a následne už k žiadnym chybám nedôjde. Systém je deterministický – vieme, presne aké dáta natiahne do všetkých dokumentov. Čiže 1 kontrola pred odoslaním formulára a istota správnych dát vo všetkých ďalších krokoch.

Ako dlho trvá implementácia?

Samotná implementácia zvyčajne do 2 týždňov po MVP (od odsúhlasenia si plánovaného riešenia – cieľovej funkcionality až po úvodnú verziu.) Je to ale veľmi individuálne.

Predchádza tomu: analýza vášho biznisu, mapovanie vnútorných procesov a toku informácií a dokumentov. Návrh a odsúhlasenie si riešenia. Príprava nových / úprava existujúcich šablón dokumentov a pod.

Okrem toho veľa záleží od vašej technickej pripravenosti a zvoleného technického riešenia.

Príklad: Pre advokátku sme najskôr museli riešiť konsolidáciu e-mail účtov a prístupov k dátam. Následne sa riešila migrácia dát v cloude. Nastavenie nových služieb. Nákup a nastavenie licencií a prístupov pre užívateľov. Čiže príprava samotnej infraštruktúry trvala 2-3 týždne.

Potrebujeme nový softvér?

Nie – stačí Microsoft 365 Business + licencia Power Automate.

Avšak našim cieľom je prispôsobiť automatizáciu vašim potrebám. Procesy sa dajú zautomatizovať rôznymi spôsobmi. MS Office 365 je len jedna z možností. Zvolili sme ju preto, lebo množstvo advokátov tento softvér používa odjakživa. Takže minimálna zmena.

Avšak automatizáciu môžeme urobiť na n8n, nakódovať na mieru v python + js, nasadiť v google cloude a pod. Cieľom je vyriešiť váš problém, nie riešiť infraštruktúru, na ktorej to pobeží.

Bude to fungovať aj pre väčšie kancelárie?

Áno, riešenie sa škáluje. Začnite s jedným workflowom, rozširujte postupne.

Nechceme Vám naraz zautomatizovať všetko. Začneme s dohodnutými úlohami, ktoré spoločne identifikujeme ako “low hanging fruits” alebo rýchle výhry. Kde vieme okamžite prinášať osoh / úspory / zisk. Následne sa pridávajú ďalšie oblasti, rozširujeme riešenie na všetkých užívateľov a pod.

Ku každému klientovi pristupujeme individuálne, aby sme riešenie navrhli presne na jeho potreby.