Advokáti vedia veľmi presne vysvetliť právny problém klienta, vedia pomenovať riziká, navrhnúť stratégiu, pripraviť zmluvu, viesť spor, vyjednávať, zastupovať klienta pred súdom alebo ho previesť náročnou životnou situáciou.

Ale keď sa ich opýtate jednoduchú otázku:

Koľko vás tento konkrétny prípad reálne stál času?

odpoveď často nie je vôbec presná.

A práve tu vzniká veľký problém. Nie právny. Biznisový.

Advokáti poskytujú vysoko odborné služby s vysokou pridanou hodnotou. Klientom nedávajú „iba svoj čas“. Riešia ich problémy, chránia ich majetok, pomáhajú im zvládnuť konflikty, podnikateľské riziká, rodinné situácie alebo zložité právne rozhodnutia.

Z pohľadu klienta teda advokát nepredáva hodiny. Predáva hodnotu.

To je pravda.

Lenže z pohľadu samotnej advokátskej kancelárie existuje ešte jedna tvrdá realita:

Advokát má obmedzený počet pracovných hodín.
A ak nevie, kam tieto hodiny odchádzajú, nevie riadiť ziskovosť svojej kancelárie.

Nie je dôležité, či účtujete hodinovo, paušálne alebo balíkovo

Veľmi často sa diskusia o meraní času zúži na otázku:

„Ale ja neúčtujem klientovi hodinovku. Načo si mám merať čas?“

Práve preto.

Meranie času nie je užitočné iba vtedy, keď klientovi fakturujete každú hodinu.

Meranie času je základný manažérsky nástroj aj vtedy, keď:

účtujete podľa vyhlášky,
máte fixnú cenu za službu,
robíte balíkovú cenu,
účtujete paušál,
naceníte celú zmluvu, podanie alebo prípad ako výsledok,
robíte pre klienta dlhodobú právnu podporu.

Ak nepoznáte reálny čas, neviete vypočítať reálnu hodinovú hodnotu vašej práce.

Môžete mať pocit, že služba je zisková.

Ale pocit nie je ekonomika.

Príklad z praxe: keď kvalitná právna práca vychádza pod 20 eur za hodinu

Nedávno sme v jednej advokátskej kancelárii riešili procesný audit a biznisové vyhodnotenie jednotlivých služieb.

Cieľ nebol „kritizovať“, ako kancelária pracuje. Cieľ bol zistiť:

ktoré služby sú ziskové,
ktoré služby sú stratové,
kde odchádza najviac času,
ktoré činnosti sa opakujú,
čo by sa dalo lepšie naceniť,
a kde má zmysel uvažovať o automatizácii alebo zmene procesu.

Po podrobnejšom prepočte nákladov kancelárie na jednu pracovnú hodinu advokáta sme pri niektorých typoch prípadov zistili veľmi nepríjemnú vec.

Reálny výnos po prepočte na hodinu práce nevychádzal ani na 20 eur.

Pri vysoko odbornej práci advokáta je to alarmujúce číslo.

Nie preto, že by advokát nepracoval kvalitne. Práve naopak. Problém bol v tom, že práca bola podhodnotená a čas nebol systematicky sledovaný. Najväčší problém kancelárie bol, že táto “20 eurová” služby tvorila veľmi veľké % celkovej práce.

Kde sa ten čas stratil?

Najväčší problém sa ukázal pri agende, ktorá bola nacenená skôr tradične, pocitovo alebo podľa zaužívaných pravidiel.

Samotná cena prípadu nezohľadňovala všetko, čo sa naň v skutočnosti nabaľovalo.

Napríklad:

opakované pojednávania,
príprava na každé pojednávanie,
komunikácia s klientom pred pojednávaním a po ňom,
telefonáty, e-maily,
vyžiadanie chýbajúcich podkladov a urgencie klienta,
zasielanie a vysvetľovanie rozhodnutí klientovi,
administratívne uzatváranie spisu,
opakovaná komunikácia pri právoplatnosti rozhodnutia,
interná evidencia a zakladanie dokumentov,
drobné následné úkony, ktoré samy o sebe vyzerajú zanedbateľne.

Každá z týchto aktivít môže trvať len pár minút.

Lenže práve v tom je pasca.

Krátky telefonát nie je vždy „minútka“. Často je to 10 alebo 15 minút.

Jednoduchý e-mail nie je vždy „rýchla odpoveď“. Často pred ním treba dohľadať informácie, otvoriť spis, pozrieť dokument, premyslieť formuláciu a až potom odpovedať.

Zaslanie rozhodnutia klientovi tiež nie je len kliknutie na „preposlať“. Treba ho skontrolovať, vysvetliť, zaradiť do spisu, niekedy doplniť ďalší postup.

A keď sa takéto malé úkony počas prípadu nazbierajú, zrazu nejde o pár minút.

Ide o hodiny.

Advokáti často riadia kanceláriu pocitovo, nie biznisovo

Toto nie je výčitka. Je to realita mnohých malých a sólo advokátskych kancelárií.

Advokáti počas štúdia riešia právo. Učia sa právne predpisy, judikatúru, argumentáciu, procesné pravidlá, písanie podaní, právnu analýzu.

Ale väčšinou ich nikto neučí ako:

naceniť službu,
vypočítať reálnu hodinovú nákladovosť,
vyhodnocovať ziskovosť klientov,
sledovať rentabilitu jednotlivých typov agendy,
nastaviť balíky služieb,
odlíšiť hodnotnú prácu od stratovej práce,
povedať klientovi, že za túto cenu sa služba robiť nedá.

Výsledok?

Kancelária funguje. Peniaze prichádzajú. Klienti sú obslúžení. Práca sa robí. Vyzerá to ok.

Ale advokát často nevie, ktoré služby ho živia a ktoré mu potichu požierajú kapacitu.

Čo sa stane, keď sa začne merať čas

Keď advokátska kancelária začne systematicky merať čas na jednotlivých prípadoch a typoch úloh, začne vidieť realitu.

Nie domnienky.

Realitu.

Zrazu je možné odpovedať na otázky:

Koľko času reálne trvá tento typ služby?
Koľko času zaberá komunikácia s klientom?
Koľko času zaberá administratíva?
Koľko času zaberajú opakujúce sa úkony?
Koľko hodín máme v konkrétnom prípade, ktorý bol nacenený fixne?
Aký je reálny výnos na hodinu?
Ktoré služby sú rentabilné?
Ktoré služby sú dlhodobo podhodnotené?
Ktorých klientov sa nám oplatí obsluhovať?
Pri ktorých klientoch alebo službách potrebujeme zmeniť cenu?

Toto je rozdiel medzi pocitovo riadenou a biznisovo riadenou advokátskou kanceláriou.

Meranie času neznamená, že musíte klientovi účtovať každú minútu

Toto je dôležité zdôrazniť.

Meranie času neznamená, že musíte automaticky prejsť na hodinovú sadzbu.

Naopak.

Osobne si myslím, že pri mnohých službách dáva väčší zmysel naceňovať hodnotu, ktorú klient dostáva, nie iba mechanický počet hodín.

Ak advokát rieši vysokohodnotnú vec, kde klientovi šetrí veľké peniaze, chráni zásadný majetok alebo rieši významné riziko, jeho cena nemusí a často ani nemá byť postavená len na jednoduchej hodinovej matematike.

Lenže aj pri hodnotovom alebo balíkovom naceňovaní potrebujete poznať svoje vstupy.

Ak neviete, že služba vám v priemere berie 12 hodín, budete ju možno stále predávať za cenu, ktorá by dávala zmysel pri 4 hodinách práce.

A práve tam unikajú peniaze.

„Vyhodiť klienta“ môže byť niekedy najlepšie biznisové rozhodnutie

Znie to tvrdo, ale je to pravda.

Nie každý klient je dobrý klient.
Nie každý projekt je dobrý projekt.
Nie každá služba, ktorá prináša tržbu, prináša aj zisk.

Ak máte klienta, ktorý mesačne zaplatí 800 eur, ale reálne vám na práci, nákladoch a kapacite zoberie 1 500 eur, potom vám tento klient nepomáha. Tento klient vás stojí peniaze.

Toto bol môj reálny prípad. Keď sme si prepočítali reálne náklady na klienta, zistili sme, že spolupráca bola stratová. Klient nechcel upraviť rozsah služieb ani cenu. Ukončenie spolupráce bolo vtedy jedno z najlepších rozhodnutí. A veľká úľava.

A veľmi podobne to funguje aj v advokácii.

Samozrejme, advokácia má aj hodnotový, spoločenský a ľudský rozmer. Advokáti pomáhajú ľuďom v ťažkých situáciách. Chránia práva. Riešia konflikty. Prinášajú odbornú pomoc tam, kde ju klient potrebuje. (To stále môžete robiť v nejakom malom %, ako vaše vedomé rozhodnutie a tiež s meraním daného času).

Pretože, advokátska kancelária je zároveň ekonomická jednotka!

Ak dlhodobo robí služby pod cenu, skôr či neskôr to niekde pocíti:

na vyťažení,
na strese,
na nedostatku času,
na neschopnosti rásť,
na nízkej ziskovosti,
alebo na vyhorení.

Meranie času je malá administratíva, ktorá môže priniesť veľké peniaze

Áno, meranie času je ďalší krok navyše.

Advokáti často hovoria:

„Nemám na to čas.“
„Zabúdam to zapínať.“
„Je to ďalšia administratíva.“
„Ja približne viem, koľko mi čo trvá.“

Lenže práve slovo „približne“ je problém.

V praxi sa veľmi často ukáže, že odhad je mimo reality.

Nie preto, že by advokát nevedel odhadovať. Ale preto, že množstvo malých úkonov sa v hlave jednoducho stratí.

Dobrý systém na meranie času nemusí byť zložitý.

V ideálnom prípade stačí:

vybrať klienta alebo prípad,
vybrať typ aktivity,
prípadne doplniť krátku poznámku,
stlačiť START,
po skončení práce stlačiť STOP.

To je všetko.

Dôležité je, aby nástroj neprekážal. Aby nevyžadoval zbytočné premýšľanie. Aby bol čo najbližšie jednoduchým digitálnym stopkám.

Aký nástroj používať?

Na trhu existuje množstvo nástrojov na meranie času.

Niektoré sú jednoduché, iné sú robustné. Niektoré sú vhodné pre jednotlivca, iné pre väčšie tímy. Niektoré majú fakturáciu, tímové prehľady, projekty, reporting, rozpočty, sadzby a ďalšie funkcie.

Ja osobne používam Toggl.

Neznamená to, že je to najlepší nástroj pre každého. Ani si to nemyslím. Používam z neho len malú časť funkcionality. Na bežné meranie času mi stačí aj free verzia. Na desktope funguje pomerne jednoducho, avšak v mobile mi príde neprehľadný a zložitý, najmä keď potrebujem spätne upravovať záznamy alebo manuálne pridať aktivitu.

Pre niekoho môže byť vhodnejší Clockify, Harvest alebo iný nástroj.

Dôležité nie je nájsť „najlepší nástroj na trhu“.

Dôležité je nájsť nástroj, ktorý budete reálne používať.

Vlastná jednoduchá aplikácia pre advokátsku kanceláriu

V jednej advokátskej kancelárii sme sa rozhodli ísť ešte jednoduchšou cestou.

Namiesto nasadenia externého nástroja sme vytvorili jednoduchú vlastnú aplikáciu v Microsoft Power Apps.

Cieľ nebol vytvoriť veľký systém.

Práve naopak – čo najjednoduchšie rozhranie:

výber prípadu,
výber typu aktivity,
krátka poznámka,
tlačidlo START/STOP,
prehľad posledných aktivít.

Dáta sa ukladajú do SharePointu a následne je možné ich vyhodnocovať v prehľadoch alebo dashboardoch.

Výhodou takéhoto riešenia je, že aplikácia hovorí jazykom konkrétnej kancelárie. Nepoužíva zbytočné projektové pojmy, ktoré advokát nepotrebuje. Nie je tam nadbytočný reporting, tímový balast ani funkcie, ktoré by používateľa iba rušili.

Je to jednoducho nástroj na zachytenie reality.

Kto čo robil. Na akom prípade. Ako dlho.

Čo s dátami ďalej?

Samotné meranie času je iba prvý krok.

Skutočná hodnota vzniká až vtedy, keď sa tieto dáta začnú používať pri rozhodovaní.

Napríklad:

pri úprave cien,
pri tvorbe balíkov služieb,
pri rozhodovaní, ktoré agendy rozvíjať,
pri identifikácii stratových služieb,
pri hľadaní procesov vhodných na automatizáciu,
pri vyhodnocovaní práce koncipientov alebo administratívy,
pri plánovaní kapacity kancelárie,
pri rozhodovaní, ktorých klientov si ponechať a s ktorými spoluprácu ukončiť.

V konkrétnej kancelárii, ktorú sme analyzovali, samotné prepočítanie služieb a úprava cenotvorby ukázali potenciál výrazného zvýšenia výnosov bez toho, aby kancelária musela robiť viac práce.

Len začala lepšie rozumieť tomu, kde jej čas prináša hodnotu a kde sa stráca.

Čo sa nemeria, to sa neriadi

Táto veta môže znieť ako manažérske klišé.

Ale v advokátskej kancelárii platí veľmi presne.

Ak si nemeriate čas, neviete:

koľko vás stojí klient,
koľko vás stojí typ služby,
koľko vás stojí administratíva,
kde vznikajú straty,
kde máte priestor zvýšiť cenu,
kde sa vám práca neoplatí,
kde by pomohla automatizácia,
kde vám unikajú peniaze,
ktoré služby zrušiť,
ktorých klientov sa zbaviť.

Môžete mať pocit, že kancelária funguje dobre.

Ale bez dát neviete, či funguje dobre ekonomicky.

Záver: nezačínajte veľkým systémom. Začnite meraním času.

Ak ste advokát alebo vediete menšiu advokátsku kanceláriu, nemusíte hneď budovať veľký informačný systém.

Začnite jednoducho.

Vyberte si nástroj na meranie času. Nastavte si základné projekty alebo prípady. Dohodnite si jednoduché kategórie úloh. A začnite merať.

Aspoň jeden mesiac.

Po mesiaci sa pozrite na dáta.

Možno budete príjemne prekvapení.

Ale možno zistíte, že niektoré služby, ktoré ste považovali za výhodné, vám v skutočnosti zarábajú menej, než ste si mysleli.

A to je dobrá správa.

Lebo až keď to uvidíte, môžete s tým niečo urobiť.

Môžete upraviť ceny. Zmeniť rozsah služieb. Zaviesť balíky. Automatizovať opakujúce sa úlohy. Delegovať administratívu. Alebo prestať robiť služby, ktoré vám dlhodobo nedávajú ekonomický zmysel.

Advokácia je odborná služba s vysokou hodnotou.

Ale aj vysokohodnotná služba musí byť ekonomicky udržateľná.

A prvý krok k tomu je jednoduchý:

Začnite merať svoj čas.

Chcete zistiť, kde vašej kancelárii unikajú peniaze?

Ak chcete zistiť, ako je na tom vaša advokátska kancelária biznisovo, vieme sa pozrieť na:

štruktúru vašich služieb,
časovú náročnosť jednotlivých typov agendy,
cenotvorbu,
opakujúce sa procesy,
administratívne úlohy,
možnosti automatizácie,
a praktické kroky, ako kanceláriu riadiť viac na základe dát a menej na základe pocitu.

Cieľom nie je pridať vám ďalšiu administratívu.

Cieľom je ukázať, kde sa vám stráca čas, peniaze a kapacita — a čo s tým môžete urobiť.